Guía para el contador · Capítulo 3

Crear el usuario secundario

3.1 Por qué no se usa la clave del titular

Innvoice necesita un usuario y una clave de SUNAT para enviar los comprobantes. Técnicamente funcionaría con los del titular, pero no debe hacerse:

La Clave SOL del titular abre todo: declaraciones, pagos, RUC, buzón. Un sistema de facturación no tiene por qué poder entrar ahí.
Si el titular cambia su clave —y debe cambiarla—, la facturación deja de funcionar sin aviso.
El usuario secundario se puede suspender o eliminar en cualquier momento sin tocar nada más.

Lo que haga el usuario secundario se considera hecho por el titular. Es lo que dice SUNAT: las transacciones del usuario secundario son válidas como si las hubiera hecho el titular del RUC. Por eso conviene darle los permisos de comprobantes y ninguno más.

3.2 Llegar a la pantalla

Entre a SUNAT como se explicó en 1.6. Entonces:

Coloque el cursor sobre el nombre o la denominación social de la empresa, en la franja azul de arriba. Se despliega un menú con el RUC y varias operaciones.
Haga clic en Administración de Usuarios Secundarios.

Llega a una pantalla con tres bloques: Creación de Usuarios Secundarios arriba, la lista de los que ya existen en el medio, y Modificación de Estados de Usuarios Secundarios abajo.

Pulse el botón Crear Usuario.

3.3 Llenar el registro

Se abre el formulario Registro de Usuario Secundario. Estos son sus campos:

Campo	Qué poner
Tipo de Documento	El de la persona a cuyo nombre queda el usuario.
Número de Documento	El número correspondiente.
Nombres Apellidos completos	Solo hay que llenarlos si eligió un documento distinto al DNI. Con DNI, SUNAT los completa solo.
Correo Electrónico	Opcional. Conviene poner uno de la empresa, no uno personal.
Usuario	El nombre de usuario que quiere crear. 8 caracteres alfanuméricos, que es el formato que usa SUNAT.
Clave Reingrese Clave	La contraseña, dos veces. SUNAT exige entre 8 y 12 caracteres.

Elija un usuario que se explique solo. Dentro de un año alguien va a ver ese usuario en la lista y tiene que entender para qué es: FACTURA1, INNVOIC1, EMISION1. Y la clave, de la empresa, no la personal de nadie.

Pulse Siguiente. Aparece la pantalla Confirmación de datos del Usuario Secundario con el usuario en grande y el resto de los datos debajo. Revísela y pulse Asignar Programas.

Anote el usuario y la clave ahora, tal cual, respetando mayúsculas. Los va a necesitar en el capítulo 5. La clave no se puede volver a consultar: si se pierde, hay que crear otro usuario.

3.4 Asignar los permisos

Llega a la pantalla Asignación de opciones. Es la parte donde más gente se equivoca, porque no funciona como parece.

La pantalla tiene dos lados. A la izquierda, bajo el título Seleccione las opciones para el usuario, hay un árbol de carpetas con tres raíces:

TRIBUTARIOS ADUANEROS BIENES FISCALIZADOS

A la derecha hay un panel llamado Resumen de opciones asignadas, vacío al principio.

Marcar en el árbol de la izquierda no basta. La propia pantalla lo dice: hay que seleccionar las opciones en el lado izquierdo y marcarlas con un check en el lado derecho. Si solo navega el árbol y pulsa Siguiente, el usuario queda creado sin ningún permiso y SUNAT rechazará los envíos con el error 0111.

Abra TRIBUTARIOS y dentro busque la carpeta de Comprobantes de Pago. De ahí necesita:

TRIBUTARIOS └── Comprobantes de Pago ├── SEE – SOL │ └── (todas sus opciones) └── SEE – Del Contribuyente y envío de documentos ├── Factura Electrónica ............... (todas) ├── Servicio de envío de documentos ... (todas) ├── Consultar envíos de CPE ........... (todas) └── Consulta de validez de CPE ........ (todas)

Vaya seleccionándolas a la izquierda y marcándolas a la derecha. Conforme lo haga, el Resumen de opciones asignadas se va llenando: ese resumen es la prueba de que el permiso quedó dado. Si el resumen está vacío, no hay permisos.

Cuando termine, pulse Siguiente. El sistema le muestra los perfiles y opciones autorizados para que los verifique. Revíselos y pulse Grabar. Aparece la confirmación de la creación del usuario secundario.

Los nombres del árbol cambian de vez en cuando. SUNAT reorganiza estos menús y no siempre con las mismas etiquetas. La regla que no cambia: asigne todo lo que cuelgue de Comprobantes de Pago y nada fuera de ahí. Si sobra alguna opción de comprobantes no pasa nada; si falta una, SUNAT rechaza los envíos.

No asigne las carpetas de declaraciones, pagos, RUC ni devoluciones, ni nada de ADUANEROS o BIENES FISCALIZADOS. Este usuario va a quedar guardado dentro de un sistema de facturación. Cuanto menos abra, mejor.

3.5 Qué hay que anotar

Del usuario secundario salen los tres datos que van a Innvoice:

Dato	Ejemplo	Detalle
RUC	`20512345678`	Los 11 dígitos de la empresa.
Usuario SOL	`FACTURA1`	Solo el nombre del usuario secundario.
Clave SOL	la que usted definió	La del usuario secundario, no la del titular.

El usuario va sin el RUC delante. En algunos sistemas hay que escribir 20512345678FACTURA1 todo junto. En Innvoice no: el RUC tiene su propio campo y en el campo de usuario va únicamente FACTURA1. Escribirlo junto es la causa más común del error 0102.

3.6 La espera de activación

El usuario secundario recién creado puede tardar hasta 24 horas en quedar habilitado para el envío de comprobantes. Mientras tanto, SUNAT puede responder que el usuario no existe o que no tiene perfil, aunque usted lo vea creado en el portal.

No es un error de configuración: es la propagación del permiso. Deje pasar el día y repita la prueba.

3.7 Cómo darlo de baja después

Si la empresa cambia de sistema, o si sospecha que la clave se filtró, el usuario se suspende o se elimina desde la misma pantalla de Administración de Usuarios Secundarios, en el bloque Modificación de Estados de Usuarios Secundarios: se marca la acción —Reactivar, Suspender o Eliminar— y se pulsa Cambiar Estado.

Es la ventaja de haber usado un usuario secundario: se corta el acceso del sistema de facturación sin tocar la Clave SOL del titular ni nada más de la empresa.