Primeros pasos
Esta sección se hace una sola vez. Los seis primeros puntos son obligatorios antes de emitir; del 2.7 en adelante son ajustes que puede dejar como están y revisar más adelante.
2.1 Ingresar al sistema
Abra la dirección que le entregamos e ingrese con su correo y su contraseña.
Si olvidó su contraseña, use Olvidé mi contraseña en esa misma pantalla. Recibirá un correo con las instrucciones.
2.2 La pantalla principal
Al entrar verá el Tablero, que resume el estado del negocio.
Las tarjetas superiores muestran cuánto le deben sus clientes y cuánto debe a sus proveedores, separando lo que está por vencer de lo ya vencido. Más abajo, el flujo de caja del año, el resultado del período y el desglose de gastos por categoría.
Las tres pestañas de arriba cambian la vista:
| Vista | Muestra |
|---|---|
| Finanzas | Cobranza, deuda, flujo de caja y resultado. |
| Obligaciones Tributarias | Lo que le corresponde declarar según su régimen. |
| Marketing y Ventas | Oportunidades en curso y proyección de ingresos. |
2.3 Los datos de su empresa
Engranaje de la barra azul, luego Empresa. Estos datos se imprimen en todos sus comprobantes, así que deben coincidir exactamente con su ficha RUC.
El botón Buscar en SUNAT completa la razón social y la dirección a partir del RUC, así que empiece por ahí. Después revise y agregue teléfono, correo y representante legal.
El logotipo importa. Es lo primero que ve su cliente al recibir la factura. Cárguelo en buena resolución y con fondo claro o transparente.
2.4 Conectar con SUNAT
Es el paso más importante. Ajustes › SUNAT.
Ambiente
- Beta (Pruebas): los comprobantes van al entorno de pruebas de SUNAT y no tienen validez tributaria. Úselo mientras aprende.
- Producción: los comprobantes son reales y válidos.
Antes de pasar a Producción, emita al menos un comprobante de cada tipo en Beta y confirme que SUNAT los acepta. Un comprobante emitido en Producción no se borra: solo se anula con una nota de crédito.
Régimen tributario
Seleccione el régimen de su empresa. De esto dependen los cálculos de sus obligaciones mensuales y anuales. La tabla de esa misma pantalla resume qué corresponde a cada régimen: Nuevo RUS, RER, MYPE Tributario o Régimen General.
Credenciales Clave SOL
Ingrese el RUC, el usuario SOL y la clave SOL que le entregó SUNAT. Para el ambiente Beta, la propia pantalla muestra credenciales de prueba.
La clave SOL es sensible. Guárdela solo aquí, no la comparta por correo ni por mensajería. Si al editar deja el campo en blanco, se conserva la que ya estaba guardada.
Emisión automática
Si la activa, cada comprobante se envía a SUNAT apenas lo emite. Si la desactiva, quedan guardados y usted decide cuándo enviarlos. Recomendamos activarla una vez en Producción.
2.5 Las series de sus comprobantes
Ajustes › Comprobantes. Aquí define la serie y el correlativo de cada tipo de documento, por separado.
| Tipo | Serie | Para qué |
|---|---|---|
| Factura Electrónica | F001 | Ventas a empresas con RUC. |
| Boleta de Venta | B001 | Ventas a consumidores finales. |
| N. Crédito (Factura) | FC01 | Anular o descontar una factura. |
| N. Crédito (Boleta) | BC01 | Anular o descontar una boleta. |
| N. Débito (Factura) | FD01 | Cargo adicional sobre una factura. |
| N. Débito (Boleta) | BD01 | Cargo adicional sobre una boleta. |
Para cada uno indique:
- Serie: cuatro caracteres. Las facturas empiezan con
F, las boletas conB. - Siguiente Nº: desde qué número continúa. Si viene de otro sistema, ponga el siguiente al último que emitió.
- Dígitos: cuántas cifras tiene el correlativo, hasta ocho.
- Plazo de vencimiento: si por defecto vende al contado o al crédito.
La vista previa muestra cómo quedará el número antes de guardar.
Configure la serie de cada tipo antes de emitir. Si emite una boleta sin haber configurado su serie, el sistema usa una que no le corresponde y SUNAT rechaza el comprobante.
2.6 Impuestos
Ajustes › Impuestos. El IGV del 18 % ya viene configurado y se aplica por defecto. Entre aquí solo si trabaja con operaciones exoneradas, inafectas o con detracción.
2.7 Categorías
Ajustes › Categorías. Sirven para clasificar ingresos, gastos y productos, y son las que agrupan los reportes. Vienen unas por defecto y puede agregar las suyas.
Piense en sus reportes al crearlas. Las categorías son la forma en que después va a poder responder «¿en qué se me fue el dinero este mes?».
2.8 Monedas
Ajustes › Monedas. El sol viene configurado como moneda principal. Agregue el dólar u otras si factura en moneda extranjera, indicando su tipo de cambio.
2.9 Formas de pago
Ajustes › Formas de Pago. Define con qué medios le pagan sus clientes: efectivo, transferencia, tarjeta, depósito. Aparecen al registrar un cobro.
2.10 Correo y plantillas
Ajustes › Plantillas de correo electrónico. Son los textos que reciben sus clientes cuando les envía un comprobante o un recordatorio de pago. Puede editarlos para que hablen con la voz de su empresa.
2.11 WhatsApp
Ajustes › Plantillas de WhatsApp. Lo mismo, para los mensajes que envía por ese canal.
2.12 Programación
Ajustes › Programación. Controla las tareas que el sistema ejecuta solo: los comprobantes recurrentes y los recordatorios de vencimiento a clientes y proveedores.
Aquí decide con cuántos días de anticipación se avisa a un cliente que su factura está por vencer, y si esos avisos se envían.