Ventas
Es el trabajo del día a día. Todo ocurre en Ventas › Comprobantes.
La lista muestra el estado de cada documento y su situación ante SUNAT. Puede buscar por número, cliente o RUC, filtrar, elegir qué columnas ver y exportar.
4.1 Emitir una factura
- Elija el cliente. Clic en Agregar un Cliente y búsquelo por nombre o por RUC. Si no existe, puede crearlo sin salir de esta pantalla.
- Elija el tipo. Factura para empresas con RUC, Boleta para consumidores finales. El número de arriba a la derecha cambia solo.
- Indique la forma de pago. Contado si le pagan al momento, Crédito si le pagan después; con crédito deberá indicar la fecha de vencimiento.
- Agregue los productos. Escriba en el buscador el nombre o el código; al elegirlo se agrega con su precio y su IGV.
- Ajuste cantidades y precios si hace falta. El total se recalcula solo.
- Agregue un detalle bajo cada línea si quiere aclarar algo. Es opcional y aparece en el comprobante.
- Revise el total abajo a la derecha.
- Emita. Emitir envía el comprobante a SUNAT; Guardar lo deja como borrador para terminarlo después.
Guardar no es emitir. Un comprobante guardado no se envía a SUNAT y no consume el correlativo. Puede editarlo cuantas veces quiera antes de emitirlo.
Descuentos
Bajo cada línea aparece + Dcto, que aplica un descuento a esa línea en porcentaje o en monto fijo.
4.2 Emitir una boleta
Es el mismo formulario: en Tipo elija Boleta. Cambian dos cosas: el
número usa la serie de boletas (B001) y el cliente puede identificarse con DNI.
4.3 Cobrar algo fuera del catálogo
A veces necesita cobrar un concepto puntual que no tiene sentido registrar como producto: un servicio único, un reembolso, un ajuste.
Para eso está el botón Línea libre, junto al buscador de productos. Agrega una línea donde usted escribe el concepto a mano, con su cantidad y su precio.
La línea libre no ensucia su catálogo. El concepto queda solo en ese comprobante. Si en cambio quiere que el producto quede registrado para volver a usarlo, búsquelo en el buscador y use la opción Crear producto.
4.4 El comprobante emitido
Al abrir un comprobante desde la lista verá su detalle, la vista previa del documento y las acciones disponibles.
Arriba se resumen el total, lo cobrado, el saldo y el vencimiento. A la izquierda, las acciones:
- Emitir a SUNAT, si todavía no se envió.
- Registrar Cobro cuando el cliente le pague.
- PDF, Imprimir y Enviar por correo.
- WhatsApp, si tiene ese canal configurado.
- N. Crédito y N. Débito, para anular o cargar un extra.
La vista previa muestra el documento tal como lo recibirá su cliente: sus datos, el detalle, el importe en letras, el código QR y el resumen de impuestos.
Los estados ante SUNAT
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Todavía no se envió a SUNAT. |
| Aceptado | SUNAT lo recibió y validó. El comprobante es válido. |
| Rechazado | SUNAT encontró un error. El detalle explica cuál. |
| Anulado | Se dio de baja con una nota de crédito. |
Si un comprobante sale rechazado, lea el mensaje de SUNAT: casi siempre indica exactamente qué dato corregir. Lo más común es un RUC mal escrito o una serie que no corresponde al tipo de documento.
4.5 Registrar el cobro
Cuando el cliente paga, registre el cobro para que la factura deje de figurar como pendiente. Puede hacerlo desde el comprobante o desde Bancos › Transacciones.
- Indique la fecha en que recibió el dinero.
- Elija la cuenta donde entró.
- Escriba el monto. Si es un pago parcial, ponga lo que recibió: la factura quedará parcialmente pagada.
- Elija la forma de pago.
- Guarde.
4.6 Notas de crédito
Un comprobante aceptado por SUNAT no se borra ni se edita. Para corregirlo se emite otro documento que lo referencia.
| Necesita | Emita |
|---|---|
| Anular una venta completa | Nota de crédito por el total |
| Descontar parte de una venta | Nota de crédito por la diferencia |
| Corregir un dato del cliente | Nota de crédito y vuelva a emitir |
Al crearla elige el comprobante de origen y el motivo, y el sistema copia los datos.
Emitida la nota, ábrala y use Enviar para hacérsela llegar al cliente por correo, igual que con una factura. El correo lleva la nota adjunta en PDF.
4.7 Notas de débito
Sirven para lo contrario: cobrar un cargo adicional sobre un comprobante ya emitido — intereses por mora, un gasto que se trasladó al cliente, un ajuste al alza.
Las notas también van a SUNAT y tienen su propia serie, que debe estar configurada de antemano (punto 2.5).
4.8 Enviar comprobantes por correo
Hay tres formas, según a cuántos y a cuántas facturas.
Uno solo
Abra el comprobante y use Enviar. El cliente recibe el correo con el PDF adjunto y un enlace para verlo en línea.
El enlace del correo no pide cuenta. El cliente entra, ve su comprobante y lo descarga sin registrarse. La cuenta del portal es otra cosa, para quien quiera ver todo su historial.
Varias facturas en un solo correo
En la lista de comprobantes marque las que quiera con la casilla de la izquierda y use Enviar por correo. Si son de clientes distintos, cada uno recibe únicamente las suyas, en un correo con todas adjuntas. Sirve para el cliente que le pide «mándame todo lo del mes junto» y no quiere seis correos.
A todos los que le deben
Para la cobranza del mes no hace falta ir factura por factura: el sistema puede escribirle a todos los clientes con saldo pendiente, cada uno con el detalle de lo suyo. Los recordatorios automáticos se configuran en Ajustes › Programación.
4.9 Comprobantes recurrentes
Si le factura lo mismo al mismo cliente todos los meses —una suscripción, un alquiler, un soporte contratado— configúrelo una vez y el sistema lo emite solo.
Se completa igual que una factura, y además:
- Frecuencia: diaria, semanal, mensual o anual.
- Fecha de inicio: cuándo se emite el primero.
- Termina: nunca, después de una cantidad, o en una fecha.
- Enviar email automático: si el cliente debe recibirlo apenas se emite.
Campos dinámicos en la descripción
Si su descripción menciona el período —«Servicio de soporte de agosto 2026»— no la escriba fija: use un campo dinámico y el sistema pone el mes que corresponde en cada emisión.
Abra Campos dinámicos para la descripción, haga clic en el campo Descripción y luego en el marcador que quiera insertar.
| Marcador | Se reemplaza por |
|---|---|
{mes} | El mes de emisión. |
{anio} | El año de emisión. |
{mes_anio} | El mes y el año de emisión. |
{mes_anterior} | El mes anterior. |
{mes_anterior_anio} | El mes anterior con su año. |
{mes_siguiente} | El mes siguiente. |
{mes_siguiente_anio} | El mes siguiente con su año. |
{fecha} | La fecha de emisión: 03/09/2026. |
{fecha_larga} | La misma fecha escrita: 3 de septiembre de 2026. |
{dia} | El día del mes, sin cero delante. |
{primer_dia_mes} | El primer día del mes de emisión. |
{ultimo_dia_mes} | El último día del mes de emisión. |
{primer_dia_mes_anterior} | El primer día del mes anterior. |
{ultimo_dia_mes_anterior} | El último día del mes anterior. |
Los cuatro últimos sirven para escribir el período que ampara la factura: «Soporte del {primer_dia_mes} al {ultimo_dia_mes}». Van los dos meses porque quien cobra por adelantado usa el mes de emisión y quien cobra vencido usa el anterior.
Si menciona el año, use los combinados. Escribir
{mes_anterior} {anio} daría un año equivocado en enero: diría «diciembre» junto al
año nuevo. {mes_anterior_anio} resuelve mes y año juntos, y siempre coinciden.
Emitir hoy sin mover el calendario
Se le pasó la fecha y quiere emitir ahora, pero que el próximo salga el día de siempre. Abra la plantilla y use Emitir y Enviar: emite el comprobante con la fecha de hoy y deja la programación intacta.
La plantilla no es un comprobante. Lo que ve en Ventas › Comprobantes recurrentes son plantillas: no se envían a SUNAT ni tienen número de factura. Cada emisión crea un comprobante aparte, que aparece en la lista normal de comprobantes. Por eso las plantillas llevan su propia numeración, separada de la de sus facturas.
La lista de plantillas
La lista muestra de cada plantilla su frecuencia, cuándo emite la próxima, si tiene el envío automático puesto y si sigue activa. Se puede filtrar por cualquiera de esas columnas —por ejemplo, todas las mensuales con envío automático apagado— y exportar lo que quedó a la vista.
4.10 Emisiones a SUNAT
Ajustes › SUNAT › Emisiones lleva el registro de cada envío: qué se mandó, cuándo y qué respondió SUNAT. Es donde mirar cuando un comprobante no llega a aceptarse.
