Inventario
Si vende bienes físicos, el inventario le dice qué tiene, dónde y cuánto vale. Se actualiza solo con sus ventas y compras: no hay que llevar una cuenta aparte.
7.1 Almacenes
Productos › Almacenes. Un almacén es un lugar donde guarda mercadería: su local, un depósito, una sucursal.
Uno de ellos es el predeterminado: el que se usa cuando no se indica otro. La columna Total de artículos muestra cuántos productos distintos guarda cada uno.
Si tiene un solo local, deje el almacén que viene creado y no se preocupe por esta sección: todo entra y sale de ahí.
7.2 El stock de cada producto
El stock se maneja desde la ficha del producto, en su pestaña de inventario. Ahí indica:
| Dato | Qué es |
|---|---|
| Stock inicial | Lo que tiene hoy, al empezar a usar la plataforma. |
| Nivel de reposición | La cantidad mínima. Por debajo, el producto se marca para reponer. |
| Método de costeo | Cómo se valoriza la salida de mercadería. |
| Almacén | Dónde está. |
A partir de ahí, cada venta descuenta y cada compra suma, sin intervención suya.
7.3 Unidades de medida
Productos › Unidades. Define en qué se miden sus productos: unidades, cajas, kilos, metros. Cada una lleva su código SUNAT, que es el que viaja en el comprobante.
7.4 Lotes
Productos › Lotes. Si maneja mercadería con fecha de vencimiento o necesita trazabilidad —alimentos, medicamentos, insumos— los lotes le permiten saber qué partida vendió a cada cliente.
Para usarlos, active el seguimiento por lotes en la ficha del producto.
7.5 Números de serie y garantía
Para productos que se venden por unidad y cada unidad tiene su serial —GPS, celulares, equipos—. El serial entra con el stock, al vender se elige cuál sale, y queda escrito en el comprobante: en el PDF y en el XML que va a SUNAT, por ejemplo GPS Teltonika FMC130 - S/N: 865413057000001. Con eso sabe siempre qué unidad se llevó cada cliente y si sigue en garantía.
- Actívelo en Ajustes › Productos, con Números de serie y garantía. Viene apagado: mientras lo esté, no aparece nada de esto en productos, compras ni ventas.
- En la ficha del producto, sección de inventario, marque Controla número de serie y escriba los meses de garantía, que corren desde el día de la venta.
- Ingrese los seriales con el stock. En la compra, la línea del producto pide los seriales de lo que llegó: escanéelos uno tras otro con el lector de código de barras o pegue la lista. Tiene que haber uno por unidad, y no acepta un serial que ya existe. Para el stock que ya tenía antes, use Productos › Números de serie › Ingresar seriales.
- Al vender —factura, boleta o caja—, al agregar el producto aparece la lista de seriales disponibles: escanee o elija el que entrega. La cantidad de la línea es la cantidad de seriales. No deja vender un serial que no está en stock o que ya se vendió.
Mientras el comprobante es un borrador, el serial queda apartado para que nadie más lo venda. Al emitirlo queda Vendido, con el cliente, el comprobante y la fecha de fin de garantía. Si el comprobante se anula, o se emite una nota de crédito de anulación o devolución que lo lleva, el serial vuelve a estar disponible. Una nota de crédito por descuento no lo mueve.
Buscar un serial y atender una garantía
Productos › Números de serie busca por serial, cliente, RUC o número de comprobante, y filtra los vendidos en garantía o con la garantía vencida. La ficha de cada serial muestra de qué compra entró, a quién se vendió, con qué comprobante y hasta cuándo tiene garantía.
| Si pasa… | En la ficha del serial |
|---|---|
| El cliente reclama la garantía | Registrar reclamo: defectuoso, con la falla. Queda en el historial con la fecha y quién lo registró. |
| Se reparó el equipo del cliente | Reparado: se entrega al cliente. Vuelve a figurar vendido, con su misma garantía. |
| Una unidad del stock vino fallada | Marcar defectuoso: deja de ofrecerse en las ventas. Si se repara, Reparado: vuelve a stock; si no, Dar de baja. |
El stock y los seriales van juntos. Para la carga inicial, el sistema no deja ingresar más seriales que las unidades que hay en el almacén. Lo que llega nuevo se ingresa siempre con la compra, así cada serial queda unido a su proveedor y a su costo.
7.6 Ajustes de inventario
Productos › Ajustes. Cuando lo que dice el sistema no coincide con lo que hay en el estante —una rotura, una merma, un error de conteo— el ajuste corrige la diferencia y deja constancia del motivo.
Escriba siempre el motivo. Un ajuste sin explicación es un descuadre que nadie va a poder reconstruir dentro de seis meses.
7.7 Órdenes de transferencia
Productos › Órdenes de transferencia. Para mover mercadería de un almacén a otro dejando registro: sale de uno, entra al otro.
7.8 Historial de movimientos
Productos › Historiales. El registro de todo lo que entró y salió, con su fecha, su motivo y el documento que lo originó. Es donde mirar cuando una cantidad no cuadra.
7.9 Configuración
Ajustes › Productos reúne las opciones del módulo: el almacén predeterminado, el método de costeo por defecto y qué seguimientos usar.
