Guías de remisión

La guía de remisión electrónica ampara el traslado de bienes. Va con la mercadería, y es el documento que le exigen si lo fiscalizan en el camino. Está en Ventas › Guías de Remisión.

5.1 Cuándo necesita una guía

Siempre que la mercadería se mueva de un sitio a otro: cuando le entrega a un cliente, cuando trae lo que compró, cuando lleva stock de un almacén suyo a otro, cuando manda algo a reparar o lo devuelve.

5.2 Antes de la primera guía

Hay cuatro cosas que se preparan una sola vez.

1. Una serie que empiece con T. SUNAT exige que las series de guía usen esa letra: T001. Se configura en Ajustes › Comprobantes y es independiente de la serie de facturas.
2. Credenciales de API con permiso de guías. Las guías no viajan por el mismo canal que las facturas: SUNAT las recibe por otra vía, que necesita sus propias credenciales. Se sacan del portal SOL, en Empresas › Credenciales de API SUNAT, y se cargan en Ajustes › SUNAT.
3. El distrito de cada almacén. SUNAT identifica los puntos de partida y llegada con el ubigeo, un código de seis dígitos del INEI. No se deduce de la dirección escrita, hay que elegirlo. En cada almacén y en cada cliente hay un buscador de distrito.
4. Transportistas, vehículos y conductores, si el traslado lo hace usted mismo o una empresa fija. Se cargan una vez y después se eligen de una lista.

5.3 Emitir una guía

Desde Ventas › Guías de Remisión, botón Nueva guía. El formulario tiene cinco bloques.

Destinatario

Quién recibe la mercadería. Escriba en Buscar cliente el nombre o el RUC y elíjalo: se llenan solos la razón social, el documento y la dirección de llegada. Si el destinatario no está en su agenda, escriba los datos a mano.

Traslado

• Motivo: por qué se mueve la mercadería. Es una lista de SUNAT; los más usados son 01 Venta, 02 Compra, 04 Traslado entre establecimientos de la misma empresa y 06 Devolución. Si elige 13 Otros deberá explicarlo.
• Fecha de emisión e inicio del traslado. La segunda es cuándo sale el camión, y puede ser posterior.
• Peso total y su unidad, kilogramos o toneladas. SUNAT lo exige.
• Número de bultos, opcional.

Puntos de partida y llegada

Si el traslado sale de un almacén suyo, elíjalo en Almacén y la dirección y el distrito se completan solos. Si sale de otro sitio, escriba la dirección y busque el distrito.

Transporte

La modalidad decide qué se le pide después:

Bienes que se trasladan

Escriba en la descripción y elija del catálogo: se guarda el producto y su unidad de medida. Lo que aparece en el buscador depende del motivo.

En los dos casos quedan fuera los servicios: una guía ampara bienes, y un servicio no viaja en el camión. Si traslada algo que no está en su catálogo —un embalaje, una máquina prestada— escriba la descripción a mano y no elija nada de la lista.

5.4 Enviarla a SUNAT

Guardada la guía queda en Borrador y puede corregirla. Cuando esté lista, abra la guía y pulse Enviar a SUNAT.

Las guías no se aceptan al instante como las facturas: SUNAT devuelve un ticket y resuelve después. El sistema consulta ese ticket solo, cada pocos minutos. Si tiene apuro, el botón Consultar a SUNAT ahora lo pregunta en el momento.

5.5 Guía desde una orden de traslado

Si mueve stock entre sus almacenes, no arme la guía desde cero. En Inventario › Órdenes de traslado, abra la orden y use Generar guía de remisión: la guía nace con el motivo 04, los dos almacenes como puntos de partida y llegada, y los productos de la orden con sus cantidades. Usted solo agrega el transporte.

5.6 Facturar desde una guía

Cuando la mercadería salió primero y la venta se factura después, abra la guía y use Facturar esta guía. Se abre una factura nueva con el cliente y los productos ya cargados; usted ajusta precios y lo que haya cambiado, y emite.

Sirve para no cargar dos veces lo mismo. Los traslados entre almacenes propios no ofrecen este botón: no hubo venta, así que no hay nada que facturar.

5.7 Si algo sale mal